تهیه بهای تمام شده محصول یا خدمات بر مبنای فعالیت

در وضعیت رقابتی موجود ، یکی از عوامل مهمی که موجب برتری نسبت به سایر رقبا می شود ، کاهش بهای تمام شده ی محصولات و خدمات ارائه شده است . این مهم بدون کاهش هزینه ها در سازمان و استفاده ی بهینه از امکانات و منابع ممکن نبوده ، اما به دلیل ضعف های موجود درسیستم های به کارگرفته شده ، دسترسی به این اطلاعات ممکن نیست . جنبه ای از این نارسایی ناشی از ضعف و عدم کارایی سیستم های موجود به ویژه در حوزه ی حسابداری مدیریت است . آنچه امروزه اهمیت خاصی پیدا کرده ، این است که سازمان ها نیازمند آن هستند که روشی را به کارگیرند که علاوه بر عدم پیچیدگی ، کم هزینه بوده و بیشترین اطلاعات از فرآیندها ، فعالیت ها وخدمات را به مدیران ارائه دهد ؛ از این رو ، هزینه یابی سنتی جوابگوی این نیاز نیست . کوپر و کاپلان تاثیر بسزایی در انعکاس نارسایی های سیستم حسابداری مدیریت سنتی در ارائه ی اطلاعات دقیق هزینه داشته اند . این متخصصین ادعا کرده اند که سیستمهای سنتی حسابداری صنعتی و مدیریت نه تنها پاسخگوی احتیاجات مدیران نیستند ، بلکه استفاده از اطلاعات آنها سبب گمراهی و عدم تصمیم گیری صحیح مدیران میشود . و نهایتاً میتواند منجر به پیدایش زیان های هنگفت شرکت ها می شود . بدون فهم صحیح اجزاء هزینه های خدمات ، تولید و تحویل محصول ، سازمان ها به سختی قادر خواهند بود تا در محیط های رقابتی به حیات خود ادامه دهند.
تغییرات فناوری ، از ویژگی های مهم محیط های تجاری پویا است . تحولات سریع در صنایع تولیدی دنیا ، شامل رقابت سنگین در بازارهای بین المللی ، پیشرفت های تکنولوژیکی ، و نوآوری  ، در عرصه سیستم های رایانه ای بوده است . این تغییر و تحولات باعث شده که شرکت ها و سازمان هایی که قدرت به روز کردن عملیات خود را با شرایط جدید داشته اند به عنوان شرکت های موفق بین المللی در آیند ، و شرکت هایی که چنین توان و قدرتی را نداشته اند،  از عرصه رقابت بین الملل خارج شده اند . در دنیای مدرن و صنعتی امروز ، علاوه بر سودآوری ، رقابت در سطح جهانی ، افزایش رضایت مشتریان ، تاکید بر کنترل کیفیت محصولات ، کاهش هزینه ها نیز جزء اهداف اصلی و اولیه مدیران است ،  برای رقابت بهتر است محصولات را با قیمت مناسب و کیفیت مطلوب به فروش برسانند ، قیمت مناسب با توجه به محاسبه بهای تمام شده به صورت اصولی و کارا  تعیین می شود . با توجه به پیچیدگی های تولید، افزایش فن آوری و سایر اجزای هزینه های سربار در تولید کالاها و خدمات ، روش های هزینه یابی سنتی ، اطلاعات صحیح در مورد هزینه های سربار و تسهیم آن فراهم نمی کند و از طرفی نیز اطلاعات بهای تمام شده محصولات و خدمات از جمله مهمترین اطلاعات مالی است که برای تصمیم گیری مدیریت مورد نیاز است . با توجه به پویا بودن ماهیت هزینه ها ،  پیچیدگی های تولید، تکنیک های سنتی ، هزینه یابی محاسبه بهای تمام شده تولید با مشکل جدی مواجه شده است . برآورده نشدن اطلاعات موردنیاز مدیریت توسط سیستم های هزینه یابی سنتی حسابداران ،  مدیریت را ناچار از ابداع و بکارگیری روش ها و سیستم هایی نموده که جوابگوی نیازهای روز مدیریت و شرکت در جهت کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری به مدیران سازمان ها و شرکت ها باشد ، در نهایت واحدهای اقتصادی را به سمت استفاده از سیستم هزینه یابی برمبنای فعالی ABC   متمایل کرده است .

سیستم  ABC بیانگر تخصیص هزینه ها از منابع به فعالیت ها ، و از فعالیت ها به اهداف سازمان می باشد این سیستم از جمله سیستم های مدرن هزینه یابی محصولات و خدمات است که نیاز شرکت ها و سازمان ها در جهت محاسبه دقیق و صحیح بهای تمام شده محصول ، بهبود کیفیت فرایند تولیدات ، حذف فعالیت های اضافه و بی ارزش ، شناسایی فعالیت های ارزشمند ، و محرک های هزینه و تعیین راهبردهای تجاری را برای واحد اقتصادی فراهم می سازد.

این سیستم به بررسی جزئیات هزینه های تولیدی می پردازد به عبارتی دیگر روش هزینه یابی برمبنای فعالیت به شناسایی و حذف فعالیت هایی می پردازدکه هزینه محصول را بالا می برند بدون آن که ارزش افزوده ای برای محصول ایجاد کند . هزینه های بدون ارزش افزوده ، هزینه آن گروه از فعالیت هایی است که می توان آن را حذف کرد بدون آن که در کیفیت عملکرد ، خدمات یا ارزش آن کاهش ایجاد شود.  سیستم هزینه یابی برمبنای فعالیت ، از لحاظ مفهومی دقت در تخصیص هزینه های غیرمستقیم یعنی هزینه های سربار را که مستقیماً قابل ردیابی با محصول نیست اما قابل ردیابی با فعالیت هاست ، را به شدت افزایش می دهد.

جهت اجرا و پیاده سازی سیستم هزینه یابی برمبنای فعالیت دو مدل اصلی وجود دارد:
1- مدل ادغامی : در این مدل که جزء مدل های عمومی ABC هستند در سطوح ویژه طراحی می شوند و برای انواع اهداف کاربردی از قبیل بهبود عملیات تجاری و بودجه بندی قابل استفاده است در این مدل به اهداف عمومی ترو بلندمدت تری اشاره می شود که معمولاً این اهداف بیش از یک سال می باشند اجرای این مدل نیازمند پشتیبانی مدیران ارشد است و با روش هایی نظیر تفکیک وظائف ، پایین آوردن ناسازگاری و تعارضات و ایجاد مشارکت تیمی می توان به بهبود اجرای این مدل در سازمان ها و شرکت ها کمک نمود.

2- مدل اختصاصی : این مدل برای کاربردهای خاص ABC ارائه می شود و زمان کمتری برای اجرای آن نیاز است ، در اجرای این مدل نیاز به کارمندان کمتری است و تصمیم گیری در سطوح مدیریت میانی و پایینی صورت می گیرد در اجرای این مدل مفاهیم راهبردی کمتری به چشم می خورد و نیازی به پشتیبانی مدیریت رده بالای سازمان و شرکت جهت پاداش یا تصدیق فعالیت ها نیست. به طور خلاصه سیستمم هزینه یابی بر مبنای فعالیت  تکنیکی است که  هزینه ها  را به  فعالیت و خدمات  انجام شده  اختصاص می دهد که بر اساس میزان مبالغ مصرف شده صورت می گیرد.

شرکت تخصصی مشاوره و مدیریت تحلیل محور حاسب ، معتقد است که سیستم هزینه یابی بز مبنای فعالیت انقلابی است در سیستم هزینه یابی و به عنوان ابزاری قدرتمند جهت کاهش هزینه ها و تعیین بهای تمام شده بطور منطقی و دقیق عاجلاً مورد استفاده قرار گیرد .